Wszyscy lubimy jęk po długim, męczącym dniu w pracy - ale w głębi duszy wiemy, że gdyby było trochę lepiej zorganizowane, nie byłoby tak źle. Bylibyśmy bardziej przygotowani na zadania rzucone na nas, bardziej zdolni do radzenia sobie z nieoczekiwanymi komplikacjami i mniej skłonni do paniki, gdy nadejdzie termin.
Znany jest również szwedzki guru biznesu David Stiernholm, dlatego jest on struktör - osobą, która pomaga ludziom radzić sobie z codziennymi zaburzeniami, umożliwiając im rozwój pozytywnych nawyków i lepszą koncentrację.
"Piękno bycia zorganizowanym jest takie, że nawet najprostsze i najmniejsze zmiany często mają wielki wpływ na produktywność - nie wspominając już o pozytywnych efektach emocjonalnych i mentalnych" - mówi Stiernholm.
Używa tych zasad w biznesie, ale może odnosić się do wszystkiego, od tworzenia programu szkoleniowego po planowanie wydarzenia lub pisanie książki. Podążaj za jego ośmiopunktowym planem, aby zastąpić chaos strukturą.
1. Zdobądź swój plan na miejscu
Poprawianie swoich nawyków powinno być traktowane jako projekt jak każdy inny. Zatem twoim pierwszym zadaniem jest decydowanie o ośmiu półgodzinnych przedziałach czasowych, kiedy będziesz pracować nad projektem swojej struktury - jak spotkania, tylko ze sobą. Pierwszy automat to ten, w którym zaplanujesz następną siódemkę, więc gratulacje, jesteś już na dobrej drodze!
Na tym pierwszym spotkaniu znajdź sposób na nagradzanie siebie w miarę postępów w programie. Jeśli potrzebujesz gadżetu lub rzeczy, zrób kupon, podziel go na osiem żetonów i daj sobie token za każdym razem, gdy wypełniasz sekcję. Lub mieć widoczny ekran, na którym zaznaczasz punkty. Jeden z moich klientów dostał pudełko bardzo dużych zapałek i napisał pod-cel na każdym z nich. Za każdy zdobyty cel, zapaliła mecz i cieszyła się poczuciem spełnienia, gdy mecz się wypalił.
2. Wybierz swoje narzędzie
Gdzie rejestrujesz zadania, które musisz wykonać? Być może niektóre z nich to e-maile oznaczone jako nieprzeczytane lub oznaczone flagą, bardziej na Post-It lub w zeszycie, a jeszcze inne są na liście aplikacji do zrobienia. To powszechny błąd. Im więcej miejsc masz na notatki, tym trudniej będzie zidentyfikować, na czym musisz się teraz skupić.
Weź kartkę i zapisz wszystkie rzeczy, które musisz zrobić, gdy przyjdą ci do głowy. Zacznij od tego, co musisz zrobić dzisiaj, w tym tygodniu i tak dalej, i kontynuuj tak daleko w czasie, jak uważasz, że jest to pomocne.
Zdecyduj, gdzie od teraz będziesz wykonywać wszystkie zadania. Nie ma znaczenia, czy jest to narzędzie cyfrowe, takie jak Outlook, czy notatnik, czy nawet karteczki na tablicy. Gdy wszystkie twoje zadania będą w jednym miejscu, natychmiast zorientujesz się, co należy zrobić i kiedy - i że nie brakuje ci niczego istotnego lub pilnego.
3. Wyjaśnij swoje zadania
Pracowałem kiedyś z przedsiębiorcą mody, który początkowo był położną. Pewnego dnia przyszła do niej przyszła matka, która miała niezwykłą wysypkę na brzuchu. Mój klient pomyślał: "Naprawdę powinniśmy to sprawdzić" i napisał: "Ważne! Brzuch! "Na karteczce, wklejając ją z przodu dokumentacji medycznej pacjenta. Po kilku dniach znalazła dane pacjenta w stosie. Widziała wiele innych brzuchów i teraz nie mogła sobie przypomnieć, co miała na myśli. Diabeł tkwi w szczegółach podczas formułowania zadań do wykonania.
Przejrzyj listę i dokładnie i dokładnie określ szczegóły każdego zadania. Jeśli najpierw musisz wykonać jedną rzecz, a następnie drugą, zanim będziesz mógł sprawdzić zadanie do wykonania z listy, podziel je na dwa osobne zadania. Upewnij się, że każde zadanie zawiera czasownik i uważaj na takie czasowniki, jak "poprawka", "upewnij się" i inne niejednoznaczne opisy tego, co masz zamiar zrobić - możesz w efekcie zasłonić cały projekt za mglistym frazowaniem.
4. Utwórz swoje kategorie
Wartość posiadania pojedynczej listy zadań jest jasna. Minusem jest to, że patrzenie na długą listę zadań może wydawać się przytłaczające. Tutaj pojawia się dobra struktura: dzięki kategoryzacji unikasz rozpraszania się, widząc zadania, którymi nie jesteś zainteresowany, i łatwiej będzie skoncentrować się na zadaniu.
Gdzie musisz fizycznie być, aby wykonać to zadanie? Ile czasu zajmie wykonanie zadania? Kiedy należy wykonać zadanie? Na przykład, jeśli 20% Twoich zadań można wykonać podczas podróży do pracy, patrzysz na jedną piątą całej listy, gdy ją sprawdzisz w pociągu.
Cyfrowe listy zadań do wykonania umożliwiają klasyfikację zadań poprzez zaznaczenie pola lub użycie etykiet lub tagów. Jeśli twoja lista rzeczy do zrobienia jest w formacie fizycznym, możesz użyć napisanych symboli, podzielić notatnik na sekcje za pomocą zakładek lub przekładek lub po prostu użyć pisaków zakreślaczy. Zacznij od wyboru jednego sposobu na kategoryzowanie zadań do wykonania i stopniowego dodawania kolejnych kategorii. W przeciwnym razie potraktuj tę metodę jako trudną i skomplikowaną, a następnie powróć do zapamiętania, zamiast zapisywać je (ponieważ "jest po prostu szybsza w ten sposób"). ").
5. Poświęć czas na podsumowanie
Nieoczekiwane rzeczy dzieją się cały czas - a kiedy to się dzieje, harmonogramy i plany zostają zakłócone. Zamierzamy dokonać zmiany i stworzyć ambitny plan, aby to uczynić, ale coś nieprzewidzianego wyrzuca nas z kursu. Zadania uznane wcześniej za priorytety mogą nagle przestać być tak ważne jak nowsze, pilniejsze zadania.
Niebezpieczeństwo polega na tym, że czujesz się zniechęcony, a nie zmotywowany, i dochodzisz do wniosku, że Twoja sytuacja zawodowa jest po prostu niemożliwa do zmiany.Więc powinieneś zrobić wszystko, aby oczekiwać niespodziewanego. Zamiast nowego zadania strukturyzuj, potraktuj to miejsce jako "zapasowe" i wykorzystaj je jako szansę na powrót na właściwe tory, jeśli zaległeś z którymkolwiek z poprzednich zadań.
6. Poluj na młyny
Regularne sprawdzanie zadań poza listą pozwala doświadczyć pośpiechu, gdy wykonałeś kolejny krok i coś wykonałeś. Ale większość ludzi ma pewne zadania, które pozostają na liście przez kilka dni, tygodni lub nawet miesięcy. Po prostu siedzą, fermentują i wywarzają frustrację, a ja nazywam je "kamieniami młyna". Za każdym razem, gdy ich nie widzisz, czujesz się zniechęcony, a lista traci pewną wartość. Im dłużej je odkładasz, tym trudniej jest zacząć.
Znajdź swoje kamienie młyńskie i dla każdego z nich sformułuj następny możliwy krok jako zadanie do wykonania. Spraw, aby był mały, tak mały, że czujesz się prawie zawstydzony, aby napisać go na liście rzeczy do zrobienia, a wtedy będzie to łatwe i będziesz na dobrej drodze, czując się zmotywowanym - co jest znacznie lepsze niż utknięcie i bierność. Możesz nawet uzyskać taki impuls, że chcesz codziennie walczyć z jednym lub więcej.
7. Czas na usprawnienie
Istnieje wiele miejsc, w których można przechowywać dokumenty. Jeśli są fizyczne, mogą znajdować się w plikach magazynów, wiszących folderach plików, skrzynce odbiorczej na biurku lub po prostu stosach; jeśli są cyfrowe, mogą być na twoim pulpicie, na współdzielonym serwerze plików, na pendrivie USB lub w chmurze … lub w wielu wersjach któregokolwiek z nich.
Możesz znać swoją drogę dookoła, ale jeśli kiedykolwiek będziesz nieobecny lub chory, nikt inny nie będzie. Drugim niebezpieczeństwem jest rozproszenie uwagi - im więcej masz plików lub stosów, tym bardziej prawdopodobne jest, że zauważysz kogoś podczas pracy nad innym i pomyślisz o czymś innym, co musisz zrobić.
Wybierz jedno (lub najlepiej więcej) z tych miejsc przechowywania. Następnie wybierz trzy z tego, co przechowujesz w tym miejscu. Następnie umieść go w innym miejscu lub, jeszcze lepiej, wyrzuć. Natychmiastowe usprawnienie.
Badanie zgłoszone w Przegląd biznesowy Harvard pokazał, że w ciągu ośmiu godzin pracy traci się około 70 minut w przypadku zakłóceń. Jeśli możesz zmniejszyć tę stratę o zaledwie jedną dziesiątą, otrzymujesz równowartość 3½ dni roboczych rocznie.
8. Spojrzenie w tył, aby patrzeć do przodu
Robiąc to, zdasz sobie sprawę z wielu rzeczy na temat tego, w jaki sposób pracujesz, a otrzymasz bardzo ważne narzędzie strukturalne: foresight. Jeśli możesz utworzyć trwającą procedurę, która będzie dla ciebie skuteczna, będziesz w stanie przewidzieć nadchodzące wydarzenia.
Zdecyduj, jak często musisz wstrzymać i przejrzeć swoją listę i kategorie, kiedy to zrobić, aby była najlepsza dla Ciebie (piątki, abyś mógł "zamknąć" tydzień i zrelaksować się przez weekend lub poniedziałki, aby aktywnie rozpocząć tydzień?), i zaplanuj te miejsca. Utwórz listę kontrolną tego, co będziesz przez nie przechodzić. Przekonasz się, że daje to więcej swobody - co oznacza, że nie zostaniesz przyłapany przez zbliżające się terminy, a w ostatniej chwili będziesz mniej prawdopodobne, że skończysz.
Super Structured: jak przezwyciężyć chaos i odzyskać czas David Stiernholm jest już dostępny, cena 12,99 RRP (publikacja LID). Kup na amazon.co.uk
Strategie zabójców do opanowania Twojej listy rzeczy do zrobienia
Świat biznesu zmienia się, zdaniem Alexandra Cavoulacos i Kathryn Minshew, założycieli internetowego centrum kariery The Muse i autorów Nowe zasady pracy. Postępuj zgodnie ze wskazówkami, aby przyspieszyć postępy w karierze i znaleźć więcej czasu na robienie rzeczy, które kochasz.
Wygrywanie wojny z czasem nie polega na próbowaniu setek narzędzi internetowych, które podnoszą poziom profesjonalizmu. Tak, te narzędzia mogą pomóc, ale zasadniczo chodzi o ponowne przemyślenie tego, jak wykorzystujesz czas. A to zaczyna się każdego dnia od tego, jak organizujesz swoje zadania.
Sieć zatrudnienia LinkedIn opracował ankietę, która wykazała, jak bardzo nasze profesjonalne listy rzeczy do zrobienia wymagają zmiany. Okazuje się, że wspaniale wymieniamy rzeczy, które powinniśmy zrobić, ale nie są one tak dobre w ich wykonywaniu. Prawie 90% profesjonalistów przyznaje, że nie są w stanie wykonać wszystkich zadań na swojej liście zadań do końca przeciętnego dnia roboczego. Więc jeśli masz dość zajmowania się tymi samymi stałymi listami rzeczy do zrobienia każdego dnia - i krótko mówiąc - oto cztery kluczowe strategie, aby to wszystko zmienić.
1. Zachowaj listę zadań do wykonania dla pojedynczego głównego zadania
Bądźmy szczerzy: jeśli chcesz uzyskać pełny obraz wszystkich zadań, które musisz wykonać w tej chwili, być może nie znajdziesz ich wszystkich na jednej liście. Zamiast tego prawdopodobnie masz tu kilka Post-itów, zapisaną wersję roboczą w twoim e-mailu, notatki notowane na twoim komputerze w stickies, a może w aplikacji na liście kontrolnej lub dwóch, prawda? Ale jeśli celem jest rzeczywiście wykonanie wszystkiego, posiadanie jednego miejsca do wykonywania zadań związanych z pracą jest koniecznością. Wybierz więc wybraną metodę i rozpocznij konsolidację.
Lista może znajdować się odręcznie w twoim zaufanym terminarzu, dokumencie, który przechowujesz na pulpicie, aplikacji na telefonie lub cokolwiek innego - nie chodzi o medium, chodzi o proces myślenia.
Upewnij się, że niezależnie od używanej metody, możesz dodać ją do swojej listy z dowolnego miejsca. Oznacza to, że jeśli korzystasz z aplikacji komputerowej, skonfiguruj system do przechwytywania zadań, które pojawiają się podczas Twojej nieobecności na komputerze, takich jak zadania, które otrzymujesz podczas spotkania lub rozmowy telefoniczne pamiętasz podczas dojeżdżania do domu, które musisz zrobić jutro.
Naszą preferencją jest wysłanie e-mailem przypomnień do siebie, a następnie usunięcie e-maila po przeniesieniu ich na listę główną.Ale samo zapisywanie ich na karteczkach i przepisywanie ich do pliku działa.
2. Postępuj zgodnie z zasadą 1-3-5
Jednym ze sposobów, w jaki przekształciliśmy nie tylko naszą własną produktywność, ale także całego naszego zespołu w TheMuse.com jest przestrzeganie reguły 1-3-5, którą opracował Alex. Oto sedno: każdego dnia zakładaj, że możesz osiągnąć tylko jedną wielką rzecz, trzy średnie rzeczy i pięć małych rzeczy, i zawęzić listę rzeczy do zrobienia na te dziewięć rzeczy.
Brzmi strasznie? Cóż, na początku. Ale podoba ci się to, czy nie, masz tylko tyle godzin w ciągu dnia, a ty dostaniesz tylko skończoną liczbę rzeczy. Zmuszanie się do nadawania priorytetu poprzez tworzenie list od 1 do 5-5 oznacza, że rzeczy, które wykonujesz, będą tymi, które wybierzesz, a nie tymi, które zostaną zrobione.
Oczywiście liczba zadań może być elastyczna. Jeśli na przykład spędzasz większą część dnia na spotkaniach, może być konieczne zmniejszenie liczby zadań. Lub jeśli Twoja pozycja to taka, w której każdego dnia przynosi wiele nieoczekiwanych zadań i zadań, możesz spróbować zostawić jedno medium i dwa małe zadania puste w ramach przygotowań do wniosków od szefa w ostatniej chwili.
Nie oznacza to, że musisz ograniczyć listę rzeczy do zrobienia do zaledwie dziewięciu rzeczy. Zamiast tego powinieneś przechowywać dwa rodzaje list: jeden duży "kuchenny zlew", obszerną listę wszystkiego, co musisz zrobić w pewnym momencie (wszystko w jednym miejscu), a drugi, który jest krótszy i daje twoje marszowe zamówienia na to, co musi uzyskać zrobione dzisiaj.
Zalecamy, aby przed wieczorem wyjść z pracy poświęcić kilka minut, aby zdefiniować swoje 1-3-5 na następny dzień, więc jesteście gotowi, by rano ruszyć w trasę.
Planowanie z wyprzedzeniem w ten sposób oznacza również, że będziesz w stanie prowadzić bardziej świadome rozmowy z menedżerem, gdy od razu rzuci Ci coś nowego, co trzeba zrobić od razu, a także narzędzia do ponownego nadania priorytetu innej Twojej pracy. Na przykład, gdy prezentacja niespodzianka wpadnie ci na kolana, spróbuj, "Jasne, mogę ci to dostarczyć do 15:00, ale raporty Q1 nie będą gotowe do jutra, ponieważ zaplanowałem czas, aby nad tym dzisiaj pracować.."
3. Wykonaj jedno znaczące zadanie przed obiadem
Ten może być trudny, ale działa. Wykonaj jedno ze swoich dużych lub średnich zadań i porozmawiaj z nim najpierw rano, nawet przed sprawdzeniem poczty, jeśli możesz. Zaufaj nam, nie ma lepszego przeczucia niż odejście od ważnego zadania przed lunchem.
Ekspert w dziedzinie motywacji i autor Brian Tracy nazywa to "jedzenie twojej żaby", ukłon w stronę słynnego cytatu Marka Twaina: "Zjedz żywa żaba rano i nic złego ci się nie przydarzy przez resztę dnia".
Kathryn często identyfikuje swoje "żaby" na następny dzień - najtrudniejsze zadania lub te, o których wie, że najmniej będzie się cieszyć - poprzedniej nocy. To pomaga jej przygotować się mentalnie, by poradzić sobie z nimi rano, a to powstrzymuje ją przed odkładaniem ich na następny dzień, a następnie na drugi dzień.
4. Zablokuj swój kalendarz
Jeśli zauważysz, że zawsze przeceniasz, ile możesz zrobić w ciągu jednego dnia, spróbuj przydzielić czas dla każdego z zadań w swoim kalendarzu, tak jak przy planowaniu spotkań. Po zdefiniowaniu zadań na liście zadań do wykonania lub 1-3-5, spróbuj zaplanować je, blokując odpowiedni czas dla każdego z nich.
Ważne jest, aby realistycznie ocenić, ile czasu zajmie każdy z nich. Pisanie tego ważnego e-maila do klienta może zająć na przykład 15 minut, podczas gdy przygotowanie strategii Q1 dla zespołu może wymagać kilku godzin.
Łatwo, ale niebezpiecznie wpaść w pułapkę pozwalania krytycznym produktom pracy być relegowanym do chwil między spotkaniami. Ekonomista John Kenneth Galbraith powiedział kiedyś: "Spotkania są niezbędne, gdy nie chcesz nic robić".
O ile twój opis stanowiska nie jest tylko po to, by brać udział w spotkaniach (i domyślamy się, że tak nie jest), blokowanie czasu jest świetnym sposobem na zapewnienie ci czasu na prawdziwą pracę: rzeczy, które przesuwają biznes do przodu i że klienci płacą firmie za produkcję.
Gdy spróbujesz tego dokonać, upewnij się, że blokujesz czas w kalendarzu, aby nadrobić zaległości w wiadomościach e-mail, burzy mózgów lub innych ważnych, ale nie dostarczalnych, zadaniach. Jeśli pozwalają na to twoje obowiązki, spróbuj zablokować godzinę rano i godzinę po południu, aby przejść przez skrzynkę odbiorczą, a następnie zdyscyplinować się, aby nie spędzać czasu pomiędzy obsługą wiadomości e-mail, kiedy planowałeś pracować nad czymś innym..
